การเลือกใช้บริการออฟฟิศเสมือน เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่บริษัทและองค์กรหลายแห่งในปัจจุบันนิยมเลือกใช้ เพราะช่วยอำนวยความสะดวกในการบริหารจัดการสำนักงานได้เป็นอย่างดี แต่การจะเลือกสำนักงานสักแห่งให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย หากไม่คำนึงถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้องอย่างรอบด้านแล้ว อาจทำให้สำนักงานที่คุณเลือกใช้ไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของคุณได้ หรือทำให้เกิดปัญหางบบานปลาย สิ่งสำคัญหลักๆ ที่คุณควรพิจารณาให้ดี คือ บริษัทหรือองค์กรของคุณและรูปแบบของสำนักงาน
บริษัทหรือองค์กรของคุณเป็นอย่างไร ก่อนจะเลือกใช้บริการออฟฟิศเสมือน คุณควรสำรวจก่อนว่าบริษัทหรือองค์กรของคุณเป็นอย่างไร และพิจารณาถึงปัจจัยสำคัญที่เกี่ยวข้องกับบริษัทหลายๆ ด้าน เช่น บริษัทมีงบประมาณในการเช่าสำนักงานแค่ไหน จำนวนของพนักงานบริษัทปัจจุบันมีมากน้อยเพียงใด ธุรกิจของคุณจะต้องติดต่อกับลูกค้าโดยตรงหรือไม่ มีผู้เข้ารับบริการเป็นประจำรึเปล่า หรือบริษัทมีความต้องการบริการใดบ้างเป็นพิเศษ สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดว่าบริษัทของคุณควรมีสำนักงานแบบไหน ทำเลที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการอยู่ในย่านใด การพิจารณาปัจจัยต่างๆ และกำหนดความต้องการของบริษัทให้ชัดเจนจะช่วยให้สามารถค้นหาอาคารสำนักงานที่เหมาะสมได้รวดเร็วขึ้น
งบประมาณของบริษัท การเลือกออฟฟิศเสมือนที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ ขั้นตอนแรกจะต้องพิจารณางบประมาณที่จะใช้ในการเช่าสำนักงานก่อน งบประมาณจะเป็นตัวกำหนดว่าบริษัทจะสามารถใช้บริการการเช่าสำนักงานแบบใดได้บ้าง ยิ่งบริษัทมีงบสำหรับการเช่าสำนักงานมากเท่าไร ก็จะยิ่งเพิ่มโอกาสในการได้สำนักงานที่ดีและตรงกับความต้องการมากเท่านั้น กรณีที่มีงบประมาณไม่มากอาจเลือกออฟฟิศเสมือนที่มีการทำสัญญาเช่าแบบระยะสั้น เพื่อป้องกันปัญหาทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต
จำนวนของพนักงานในบริษัท หากบริษัทหรือองค์กรของคุณมีจำนวนพนักงานไม่มาก การเลือกใช้บริการสำนักงานหรือออฟฟิศให้เช่าควรเลือกใช้สำนักงานที่มีการแบ่งพื้นที่ขนาดเล็ก การใช้บริการสำนักงานพร้อมใช้หรือออฟฟิศสำเร็จรูปก็เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกที่น่าสนใจ เพราะจะช่วยให้บริษัทประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ช่วยให้สามารถเข้าทำงานได้โดยที่ไม่ต้องจัดซื้อหรือขนย้ายอุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์ใหญ่ๆ สามารถเข้าทำงานได้ทันที แต่สำนักงานประเภทนี้มักจะมีอัตราค่าบริการสูงกว่าสำนักงานที่ให้เช่าแบบพื้นที่เปล่า ควรพิจารณาให้รอบด้านก่อนการตัดสินใจเช่า
หากบริษัทของคุณมีจำนวนพนักงานมาก การเลือกใช้บริการออฟฟิศเสมือนควรเลือกสำนักงานที่มีพื้นที่ขนาดใหญ่ๆ หรือบางสำนักงานอาจมีให้เช่าแบบเหมาทั้งชั้น ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานเป็นอย่างยิ่ง เพราะนอกจากจะได้รักษาความเป็นส่วนตัวขององค์กรแล้ว ยังทำให้ง่ายต่อการบริหารจัดการการทำงานต่างๆ ทำให้การทำงานมีความเป็นระบบระเบียบ สามารถจัดสรรและปรับเปลี่ยนพื้นที่ในออฟฟิศได้หลากหลายตามความต้องการ