การเลือก โต๊ะประชุม ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องของดีไซน์หรือความสวยงามเท่านั้น แต่ยังเป็นเรื่องของฟังก์ชัน ความสะดวกสบาย และการใช้พื้นที่อย่างมีประสิทธิภาพ โต๊ะประชุมที่ดีสามารถส่งเสริมให้การสื่อสารระหว่างทีมเป็นไปอย่างราบรื่น และทำให้บรรยากาศของการประชุมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไปทำความเข้าใจวิธีการเลือกโต๊ะประชุมให้เหมาะสมกับขนาดห้องและจำนวนผู้ใช้งาน
1. ประเมินขนาดห้องประชุมก่อนเลือกโต๊ะประชุม
1.1 วัดขนาดห้องอย่างละเอียด
ก่อนจะเลือก โต๊ะประชุม คุณควรเริ่มจากการวัดขนาดห้องประชุมให้ละเอียด ทั้งความกว้าง ความยาว และระยะห่างจากผนังถึงจุดต่าง ๆ ในห้อง เพื่อให้สามารถจัดวางโต๊ะและเก้าอี้ได้โดยไม่เบียดเสียดจนเกินไป
1.2 เผื่อพื้นที่สำหรับการเดินและอุปกรณ์อื่น ๆ
ห้องประชุมที่ดีควรมีพื้นที่สำหรับการเดินของผู้ใช้งาน รวมถึงพื้นที่สำหรับอุปกรณ์เสริม เช่น จอโปรเจกเตอร์ กระดานไวท์บอร์ด หรือคาเมร่าไว้สำหรับการประชุมออนไลน์ ดังนั้นจึงไม่ควรเลือก โต๊ะประชุม ที่มีขนาดใหญ่เกินไปจนกินพื้นที่ทั้งหมด
2. พิจารณาจำนวนผู้ใช้งานที่เข้าร่วมประชุมเป็นประจำ
2.1 วิเคราะห์จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
คุณควรพิจารณาว่าในแต่ละการประชุมมีผู้เข้าร่วมกี่คนบ่อยที่สุด หากเป็นการประชุมทีมขนาดเล็ก โต๊ะทรงกลมหรือทรงสี่เหลี่ยมขนาดเล็กก็เพียงพอ แต่ถ้าเป็นการประชุมระดับผู้บริหารหรือกับลูกค้าจำนวนมาก การเลือก โต๊ะประชุม ขนาดใหญ่หรือแบบยาวอาจเหมาะสมกว่า
2.2 เผื่อจำนวนที่นั่งเพิ่มอีก 1-2 ที่
แม้จะมีจำนวนผู้ใช้งานเฉลี่ยอยู่ที่ 6 คนต่อครั้ง แต่ก็ควรเผื่อที่ว่างไว้อย่างน้อย 1-2 ที่ เผื่อกรณีมีแขกเข้าร่วมหรือการประชุมที่ขยายจำนวนได้กะทันหัน
3. รูปทรงของโต๊ะประชุมมีผลต่อการสื่อสาร
3.1 โต๊ะทรงกลม
โต๊ะประชุมทรงกลมเหมาะสำหรับการประชุมแบบไม่มีลำดับขั้นชัดเจน ทุกคนสามารถมองเห็นกันและกันได้อย่างเท่าเทียม เพิ่มความรู้สึกของการมีส่วนร่วมและลดความเป็นทางการ
3.2 โต๊ะทรงสี่เหลี่ยมผืนผ้า
เป็นรูปทรงที่นิยมมากที่สุด ใช้ได้ทั้งกับการประชุมทีมภายในและการประชุมอย่างเป็นทางการ เหมาะสำหรับห้องประชุมที่มีพื้นที่จำกัดแต่ต้องการรองรับคนจำนวนมาก
3.3 โต๊ะทรง U หรือ L
เหมาะกับการนำเสนอหรือฝึกอบรม ที่ต้องให้ผู้นำเสนออยู่ด้านหน้าและผู้เข้าร่วมสามารถเห็นหน้าจอหรือวิทยากรได้ชัดเจน การจัดโต๊ะลักษณะนี้ช่วยให้การมีปฏิสัมพันธ์เป็นไปได้อย่างดี
4. วัสดุและดีไซน์ของโต๊ะประชุม
4.1 วัสดุไม้จริงหรือไม้ลามิเนต
หากต้องการความทนทานและความหรูหรา โต๊ะไม้จริงคือทางเลือกที่ดี แต่ถ้าต้องการประหยัดงบ โต๊ะลามิเนตก็เป็นอีกตัวเลือกที่มีดีไซน์หลากหลายและดูทันสมัย
4.2 ดีไซน์ร่วมสมัยกับภาพลักษณ์องค์กร
โต๊ะประชุม ควรมีดีไซน์ที่สอดคล้องกับภาพลักษณ์ของบริษัท เช่น บริษัทสตาร์ทอัพอาจเลือกโต๊ะสไตล์มินิมอล ส่วนองค์กรราชการอาจเลือกโต๊ะไม้คลาสสิก
5. ฟังก์ชันเสริมของโต๊ะประชุม
5.1 มีช่องเก็บสายไฟและปลั๊กไฟในตัว
การประชุมในยุคปัจจุบันมักเกี่ยวข้องกับโน้ตบุ๊ก โปรเจกเตอร์ หรือการประชุมผ่าน Zoom ดังนั้นโต๊ะที่มีช่องเสียบปลั๊กและระบบจัดเก็บสายไฟในตัวจะช่วยให้ห้องประชุมดูเรียบร้อยและใช้งานสะดวก
5.2 โต๊ะประชุมแบบพับเก็บได้
หากเป็นห้องอเนกประสงค์ โต๊ะประชุมแบบพับหรือมีล้อเลื่อนจะช่วยให้ปรับเปลี่ยนการใช้งานได้หลากหลาย และเหมาะสำหรับองค์กรที่มีพื้นที่จำกัด
6. เลือกเก้าอี้ให้เหมาะกับโต๊ะประชุม
แม้หัวข้อหลักจะเป็นเรื่องของ โต๊ะประชุม แต่เก้าอี้ที่ใช้ควรมีความสูงพอดีกับระดับโต๊ะ นั่งสบาย และเสริมบุคลิกของห้องประชุม การใช้เก้าอี้ที่เข้าชุดกันช่วยให้ภาพรวมของห้องดูเป็นระเบียบและเป็นมืออาชีพ
7. สรุปข้อแนะนำในการเลือกโต๊ะประชุม
- วัดขนาดห้องก่อนตัดสินใจเลือกโต๊ะ
- พิจารณาจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมเป็นหลัก
- เลือกรูปทรงของโต๊ะตามวัตถุประสงค์การใช้งาน
- เลือกวัสดุที่ทนทานและเหมาะสมกับงบประมาณ
- เน้นโต๊ะที่มีฟังก์ชันเสริมสำหรับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
- อย่าลืมเลือกเก้าอี้ให้เข้าชุดกับโต๊ะ
สุดท้ายนี้ โต๊ะประชุม ไม่ได้เป็นเพียงเฟอร์นิเจอร์ชิ้นหนึ่งในออฟฟิศเท่านั้น แต่ยังเป็นจุดศูนย์กลางของการตัดสินใจ ความร่วมมือ และการสื่อสารในองค์กร การเลือกโต๊ะประชุมที่เหมาะสมจึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า ทั้งในแง่ของประสิทธิภาพการทำงานและภาพลักษณ์ที่ดีต่อทั้งพนักงานและผู้มาติดต่อ